Un secretar îndeplinește sarcini administrative de bază. De obicei, pentru o funcție de secretar de intrare, trebuie doar o diplomă de liceu. Ca secretar, o persoană va trebui să știe să mențină un birou. O persoană trebuie să poată face mai multe sarcini în mod eficient. Trebuie să aibă abilități scrise și verbale deosebite. Un secretar trebuie să aibă abilități organizatorice deosebite și trebuie să știe cu siguranță să tasteze și să folosească un computer. Există multe lucruri pe care un secretar le face în birou.
A intampina oamenii
Unul dintre cele mai importante lucruri pe care trebuie să le facă un secretar este să poată saluta oamenii într-o manieră plăcută. De obicei, un secretar este responsabil de salutarea persoanelor la birou. De asemenea, salută oamenii la telefon. Un secretar trebuie să poată oferi informații corecte, să ia mesaje atunci când este nevoie și să transfere apelurile către persoanele potrivite din birou.
Corespondenţă
Un secretar trebuie să se ocupe de tot felul de corespondențe. Secretarii compun și tipifică mai multe tipuri de corespondență de birou. Un secretar deschide și sortează mailurile. De asemenea, trimit mail.
Pregătirea rapoartelor
Un secretar adună și analizează datele. Acestea compilează informații din surse furnizate într-un raport bine definit. Asta înseamnă că un secretar lucrează pe computer o mare parte a timpului. De obicei, un secretar trebuie să cunoască cele mai actualizate informații despre computer pentru a face treaba bine.
Depunerea
Un secretar pregătește documentele pentru depunere. Uneori, un secretar este responsabil pentru crearea unui nou sistem de arhivare. Secretarii sunt întotdeauna responsabili de adăugarea de materiale noi. Ei sunt responsabili de menținerea sistemului organizat de înregistrare.
Aprovizionare
Secretarul din birou este de obicei persoana însărcinată să achiziționeze toate materialele de birou care sunt utilizate în birou. Acestea vor trebui să țină evidența a ceea ce sunt folosite birourile. Apoi, trebuie să comande birouri noi când se termină. De asemenea, un secretar trebuie să comande lucruri noi atunci când este nevoie la birou.
Copiere și fax
Un secretar este de obicei persoana principală care folosește aparatul de copiat. Aceștia sunt responsabili de realizarea copiilor documentelor în birou. De asemenea, secretarii se ocupă de aparatul de fax. Ele trimit faxuri și urmăresc faxurile care sunt trimise la birou. Apoi distribuie faxurile către cine le-a fost trimis faxul. Un secretar bun trebuie să știe să lucreze atât o copie, cât și un aparat de fax.